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采购师理论培训:如何让采购沟通变得更加顺畅有效
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作为一个大型企业的采购工作,已不再仅仅是将所需物资采购回来,更重要的是要适时、适量、适用地采购最经济的物资,也就是我们经常所说的“实用经济”,这就要求采购人员在采购过程中要与供方、使用方进行大量而有效的沟通。如何才能使这些采购沟通变得更加顺畅有效呢?

  一、“双赢”思想是有效沟通的前提

  供需双方的有效沟通是建立在互惠互利基础上的,如果仅仅只考虑本方的利益而不考虑对方的利益,这样的沟通是很难取得效果的,这就是我们经常提到的“双赢”思想。

  一提到“双赢”,大家就会不自觉地想到销售。对于采购要坚持这种思想,可能有些同志不能接受。但换个角度思考,如果销售上坚持“双赢”思想,但销售客户不坚持,那么这种思想就不会得到有效地贯彻。有些同志会说,现在市场上产品丰富,拿钱买东西,这是最简单的事。但作为一个大公司的采购工作,如果想要做得好一点,做到适时、适量、适用、经济地采购,这就不是一件简单的事,这就需要收集大量的信息,进行详细的研究、沟通,反复地分析对比,做出合理的选择,这就必然要求存在一些长期稳定的供需关系,才能保证采购的产品质量、价格的稳定,才能保证采购的产品适时、适量、适用、经济。

  沟通过程中又如何体现“双赢”思想呢?需方不可能在价格、质量上做出让步,但供方也不可能赔本销售,这是一对矛盾体。如果在沟通中,任何一方只坚持自己的利益而不考虑对方的利益,这就很难达成协议。所以,我们在与客户沟通时经常提到这些观点:古井需要的是质量、价格、服务,我们不拒绝任何供方;我们希望供方与古井保持长期的合作关系,并且有利可图,但我们希望供方能保持一个合理的利润率,也就是将利润看低一点。比如说,某个行业正常利润率为6%,那我们就希望供方对古井的利润率控制在5%、4%,甚至更低;作为采购人员,我们将努力降低采购过程中的系统成本,做好我们可以做到的一切服务工作。

  作为采购人员为供方所做的服务工作,都将直接降低系统采购成本,这些服务工作,最终都将转化为采购人员降低供方利润的交换条件。在实际的采购过程中,正是由于这种“双赢”思想的沟通,使一些供方对古井的采购工作产生了深厚的兴趣,拉近了距离,降低了一些供货条件。

  二、有理有节是有效沟通应坚持的原则

  作为采购人员,要进行有效的沟通,并能确保供需双方业务合作的愉快,同时又要维护好公司的利益,这就要求在与供方以及使用方沟通时,坚持原则,据理力争,同时又不能有失礼节,做到有理有节。如果在与供方沟通时态度蛮横,有失礼节,就会给供方造成高高在上、难于沟通、合作的感觉;如果在与使用方进行沟通时不能坚持原则,有可能会给供方造成“货到地头死”的感觉,一旦形成这种印象,就会给下次采购带来不便,造成最终损失的也必然是需方。

  不失礼节,并不等于无原则地不坚持合同或者不讲原则。原则是要讲的,不但要讲,还要讲透,还要坚持。只有坚持原则,才能更好地维护公司的整体利益,才能做到有效地降低公司的系统采购成本,才能使采购工作在一个正常的轨道上运行。按照这种思路,在公司内部沟通时,可能有些同志会有这种感觉,怎么采购人员站在客户的一边?作为采购人员,相对于供货单位,他们是需方;而相对于公司内部使用部门时,他们实际上又是供方,应该说,他们是夹在供方和使用方之间的,是一个“中间商”,为了维护公司的整体利益,他必然要永远与公司的最高目标保持一致。所以,采购人员也只有永远坚持原则,才能处理好这些问题。

  三、采购流程的透明化让沟通变得更加顺畅

  当供需双方对对方的工作流程非常了解的时候,沟通就会变得更加顺畅。

  许多供方,对于四权分离的采购方式是不了解的。他们不了解询价、采购、质检和付款的各个流程,抱怨整个流程过于繁琐,让他们无所适从;有些供方甚至非常反感“四权分离”制度,询价人员管价格,采购人员管采购,检验人员管质检,沟通的工作量将大大增加,若碰到型号规格的临时变更、供货期的调整就更麻烦,要是质量存在轻微缺陷,处理起来就更“难”了!这些客观现象的存在,都需要采购人员进行大量的沟通、解释、协调工作才能把事情说清楚。因此,采购人员在沟通过程中,应该尽量地将采购流程说的更详细一点,把每个环节人员的职责、权限说得更清楚一点,甚至可以将在采购过程中选择供方时所要考虑的因素也清楚地告诉每一位供方,以便供方报价时综合考虑价格、供货期、付款方式等因素,从而使询价结果更加准确,减少一些不必要的沟通,确保采购工作高效、顺利地完成。在物控部刚成立时,由于这方面沟通的不到位,部分供方对我们的采购流程不熟悉,对报价工作不够重视,尤其是供货期,从而造成部分物资供货不够及时。随后,采购人员与供方进行了大量而详细的沟通工作,并且采取了一系列措施,从而使这一现象得到了改善。

  四、恪守信用为有效沟通提供了保证

  在询价采购过程中,适时适量的善意谎言是有利于谈判成功的,甚至有利于双方业务的开展。但对于守信,是永远不应改变的。

  古井综合材料的采购,供方总计有1000多家。这些供方,将近有90%,双方从未见过面,仅仅是通过电话沟通,而他们绝大部分是同意货到验收合格以后付款。他们之所以同意这样做,充分反映了古井在供方心目中有着良好的信誉,而并不是采购人员有着多高的采购技巧。正是由于古井有着良好的信誉,采购人员就更要维护好这一良好的形象。比如,供方发货后,就会关心产品是否顺利地到达公司、数量是否有问题、质量是否合格、公司什么时候付款等等。对于这些问题,采购人员应及时地与供方进行详细沟通,做出相应的承诺,并及时解决。如果在处理这些问题的过程中,采购人员在哪一个环节做不到守信,供方就会对需方的信誉产生怀疑,这也就必然会给下一次采购带来隐患,直接带来的就是采购成本的上升。

  五、充分地事前沟通

  沟通是有时效性的,到了事情不可解决的地步再来沟通,沟通成本就会成倍地增加,有时甚至会导致损失。采购前,需要与供方就价格、质量、供货期等一系列问题进行详细沟通,从而有利于合同的签订,也保证了合同的正常履行;同时,更重要的是需要与使用方进行全方位的沟通,从而保证采购实用经济的物资。例如,对于每年的灌装专用配件的采购,由于大部分是铸造件,不可避免地存在铸造精度上的误差,就是直接从原供方采购,也会存在着新老配件的磨合问题,而且,对于每一条流水线,原供方也有大部分配件是由其外协单位提供的,如果一刀切地全部从原供方进行采购,作为询价采购上是最省心的事,但造成的后果是原供方垄断供货,采购成本的直线上升。为了降低采购成本,我们必然要选择一些配件从其它单位采购。2005年灌装大修配件采购前,采购人员根据询价结果,逐一对每一个配件的质价比进行对比,提出采购思路,然后与灌装分厂领导进行了详细地沟通,取得共识后再采购。在随后的大修结束时,物控部对所有灌装配件质量进行了一次调查,部分使用单位提出一些配件磨合上存在问题,甚至提出个别配件质量不如原厂生产的。但在这些问题提出后,采购人员再次与灌装领导进行沟通时,却出乎意料地得到了灌装领导的充分理解和支持,并已经妥善地解决好。从大修后的旺季生产来看,05年灌装大修配件的采购是非常成功的,没有出现一例反映大修配件质量问题,这完全得益于进行了充分的事前沟通以及灌装分厂的理解和支持,从而为公司降低了大量的采购成本。这也提醒采购人员,事前沟通是非常重要的。

  六、及时地事中沟通

  在采购过程中,作为采购人员以及供方、使用方,都会存在采购的调整事项,比如,需要供方供货期的提前、数量的增减、发货方式的变更等。这就需要采购人员在采购过程中与有关各方进行及时的事中沟通。比如,在采购热电站的盐酸、烧碱的过程中,由于这些物资需要特殊的运输工具,只有达到一定的请购量,才能使运输成本降到最低,但由于热电站的储存能力以及费用控制上的原因,一次需求量不大,所以,采购人员在每次采购过程中,都需要与供方和使用方进行及时沟通,以便供方将这些物资与热电公司一起供货,从而减少运输费用;再比如,在采购过程中,由于供方运输等方面的原因,可能供货期需要推迟,这就需要采购人员及时地与使用方进行沟通,从而有利于使用方做好费用和人员的安排,否则,等到供货期已过,给使用方造成了损失,再来沟通,就会难上加难,更为严重的是,得不到使用方的谅解。

  及时的事中沟通,会使采购信息在供方、采购方、使用方之间共享,从而有利于各方及时处理相关问题,避免因调整事项而造成的不必要损失。

  七、有效地事后沟通

  有效地事后沟通,会使采购工作在一个良性循环中不断取得进步。物控部每季度都会对其采购物资在全公司范围内进行质量调查。实际上,这就是有效的事后沟通的一种方式。通过这种方式,物控部掌握了哪些物资质量上需要改进,什么品牌-全球品牌网-不适合公司的使用,使用单位还有哪些要求,物控部的采购工作还存在哪些问题等等,然后进行综合分析,逐一反馈,达成共识,从而达到不断提高采购物资的质量,提高服务水平的目的。

  事后沟通还包括与供方的沟通。由于供需双方信息的不对称,对于使用方,可能存在一些对产品的个性化需求,这些个性化的需求,只有通过采购人员与供方的事后沟通,才能得到不断地改进。

  八、勇于承担应该承担的责任

  在采购过程中,可能由于采购人员的失误,造成最终结果的错误。要使损失降到最低,这就需要采购人员与供方和使用方进行全方位的沟通,在这个沟通过程中,重要的一条就是要勇于承认自己的失误,敢于承担自己应该承担的责任。不能在沟通过程中,将这些责任推给供方或者使用方,否则,不但不利于沟通,也无益于事情的解决。只有勇于承担自己应该承担责任,得到了供方或使用方的谅解,才能更好地解决问题,才能使损失减少到最低。

  总之,有效的沟通是会产生效益的。只有用心沟通,主动沟通,及时沟通,采购过程中的沟通将会永远是顺畅的。

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