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采购师理论培训:常见的企业采购漏洞及其解决方法
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采购是一个企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。然而,当前的社会现状,造成了越是大企业的采购管理,在实际中采购漏洞时常出现。下文就为您介绍几种常见的采购漏洞及其解决方法。

采购管理中应该注意的问题及解决方法:采购是供应链当中的一个重要环节,它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言,将正确的原材料和半成品以正确的价格,正确的质量在正确的时间送到正确的地点,是至关重要的。

在实际操作中,要把采购当成供应链的一部分进行管理。那么该如何杜绝企业采购漏洞呢?

一、采购流程细分、采购责任细分

我们知道采购活动通常分为几个步骤:采购计划、市场调查、货比三家(三字古义为多)、讨价还价(议价)、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业,这一系列流程活动几乎是一人承担,责任自然也在一个人身上。采购员在整个采购活动中拥有绝对的权力。采购员与供应商之间有地下交易,是十分方便的事情。

如果我们把以上流程活动分派给不同的岗位员工担任,控制就变得非常简单了。生产单位下达采购计划,市场调查、货比三家由一个岗位承担;讨价还价由一个岗位承担;选择供应商与合同草签由一个岗位承担;合同审批由二至三个管理岗位承担;下单订货由一个岗位承担;货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担,不过是他们的责任更明确;货款结算这一环节千万不能让采购员承担,由供应商按流程直接到结算中心结算。整个采购活动仍然连贯在一起,只不过责任细分到了不同的岗位。供应商再想行贿其中的某一个员工没有意义,行贿全体采购流程上的所有岗位员工相当复杂、相当困难!任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了,降低成本、保质保量,按合同供货就成了他唯一的选择。

  二、严格挑选采购人员

公司将采购权限下放给各生产单位,但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选,但最终是否选用,还得公司总裁说了算(审批),防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。

  三、严格控制采购过程

当我们将采购活动按流程细分之后,控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强,不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外,公司还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。

  四、所有采购都可追踪

由于整个采购流程上的每一个活动都有档案记录,任何一项采购结果没有达成目的,都可以迅速查明问题出在哪一个环节,责任人基本上难逃“法眼”。

  五、采购品质决定绩效

以往采购员一人大包大揽的采购方式,由于采购员是亲信,即使采购物品出了问题,往往都是不了了之。可谓买多买少一个样,买好买坏一个样。说白了就是工资照拿,回扣照吃。现在不一样了。采购数量是采购人员计算基本工资的主要指标,但采购品质才是决定采购人员工作绩效的KPI(关键绩效指标)。并且我们还要加大绩效奖金的比重。比如说,绩效奖金至少占到采购人员工资总额的百分之五十或更多。让采购质量成为采购人员工资收入的决定因素。

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